Bilo da komunicirate vezano za natječaj za posao ili s učenikom, profesionalna komunikacija putem maila vrlo je važna za učinkovitu komunikaciju, ali i korisna učenicima kao primjer pravilne komunikacije.

1) IZRADITE PROFESIONALNU E-MAIL ADRESU

Ako u profesionalnoj komunikaciji koristite privatni e-mail, morate biti oprezni s adresom koju koristite. Izradite adresu koja otkriva vaše ime tako da se primatelji maila ne moraju pitati od koga su ga primili. Izbjegnite nazive koji djeluju nezrelo ili neprofesionalno. E-mail adrese koje počinju s “xBsktbalLuverx” ili“bbygurl” vjerojatno nisu najbolji izbor.

2) NASLOV MAILA NEKA BUDE KRATAK I JASAN

Upišite naslov koji izravno ukazuje na temu vaše poruke. Ako je moguće, odaberite naslov koji zvuči poznato i profesionalno. Neka bude kratak jer ćete detalje ionako razraditi u sadržaju maila.

3)  ZAPOČNITE S PROFESIONALNIM POZDRAVIMA

Siguran način za započeti mail je „draga“ ili „pozdrav“ pa onda u nastavku ime osobe. Držite se te navike i kad komunicirate s učenicima. Mnogi učenici nisu upoznati s pravilima profesionalnog pozdravljanja i često će se javiti učitelja neformalnim „Bok“. Bilo to namjerno ili nenamjerno, učenici bi trebali biti upoznati s profesionalnim načinom komunikacije.

4) VODITE RAČUNA O TONU I DUŽINI

Iako mail omogućuje vrlo brz i lak način komunikacije, potrudite se da bude što kraći jer ako je mail predug, vjerojatno je riječ o temi koju je potrebno raspraviti putem telefona ili u četiri oka. Obratite pozornost na ton u odnosu na osobu kojoj se obraćate. S kolegama je najbolje koristiti prijateljski i profesionalan ton, ali s učenicima je bolje biti malo krući. Pokušajte ne koristiti emotikone kao što su smileyji osim ako prigoda to zahtijeva, kao što je, recimo, dogovor o proslavi.

5)  PROVJERITE NAPISANO

Najveća je pogrješka slanje maila prije provjere. Ako je moguće, pišite važne mailove na laptopu ili stolnom računalu, a ne telefonu. Tako ćete imati bolji pregled onog što pišete.

6) ZAKLJUČITE S FRAZAMA PRISTOJNOSTI

Najsigurniji ste sa „s poštovanjem“, ali postoje i druge fraze koje se mogu koristiti kao što su „lijep pozdrav“ ili samo „pozdrav“.

7) KORISTITE POTPIS E-MAILA

Vaš potpis je način da pružite nešto više informacija o sebi. Trebao bi sadržavati vaše puno ime i prezime, titulu, školu ili tvrtku za koju radite i informacije za kontakt kao što su e-mail i broj telefona. Ako imate relevantnih linkova kao što je web stranica koja sadrži vaš portfolio, svakako ga uključite.

………………

NAPOMENA:

• So You Want To Teach? – blog koji pruža nadu učiteljima.
• Izvor: soyouwanttoteach.com